【教育訓練：《如何每天多出兩小時》心得分享+時間管理】

【教育訓練：《如何每天多出兩小時》心得分享+時間管理】

一、前言：敘述一般人的狀況，如一天是如何渡過等。如何安排工作(To-Do-List),
工作如何被打斷，如何總是無法準時下班的情形描述。

二、時間管理

(一)舊式時間管理：講究的是

1、To-Do-List(待辦事項清單)：先把你要作的事列出來。
2、Priority(優先順序)：把上面的待辦事項清單加上優先順序。
3、將【時間】作切割：把每日可利用的時間劃分成15-30分鐘的小塊。
4、將清單上的事項填入每日的Timesheet，努力達成。

(二)《如何每日多賺兩小時》這本書提出的新鮮觀點：

1、不要再用便利貼了。
2、把一件大工作切成數十塊小工作，而不只是把時間切成小塊。
3、用目標清單取代To-Do-List。
4、《蔬菜原則》
(1)難的事、麻煩的事先作。
(2)儘量利用早上完成困難的事。下午作比較輕鬆的事。
(3)儘量在週一就把本週的麻煩事處理掉。
5、同樣性質的事情集中在一起做。
6、儘量少在早上的精華時間(工作效率最高，理解力最強)開會。
7、減少自己工作被打斷的機會，讓同事或長官了解目前正專注處理某一工作，他的需求可否待會再滿足。
8、電子郵件、電話撥打、接聽、開會、與同事或長官討論案子的原則：

(1)標題(問題/要求)要明確：如心中有任何疑問或不確定，要向同事問清楚，免得工作結果不符彼此所需，
浪費彼此的時間。
(2)給對方設定一個答覆時限。(不一定馬上要，但請於何時前務必回覆)


9、一次做到底原則(Push the Envelop)：同樣的事不花兩次時間做。
10、事情的輕重等級用ABC標記。
11、獎勵原則。
12、不完美原則(彈性原則)。

三、自我檢討及延伸

(一)為何常加班？

1、工作量過大(工作分配不均)
2、時間管理出了問題

(二)延伸思考

1、塊狀時間管理：大塊時間作大事，小塊時間作雜事。

→須先區分出大小事，及每件事可能耗費的時間並記於手冊中。
2、

四、本書目錄及書摘

(一)前言：本書為何與眾不同，它又可以為你作什麼？

→1、你在做什麼？你為什麼做？你在什麼時候做？
2、變得有效率的關鍵：你能判斷與分析何時將從事某些活動及行動的理由。
3、以一週為期間，製作活動日誌。
4、為了達成你想達到的目標，你必需知道從那裏開始。
5、擁抱現實、順應潮流(環境)，並依環境添加結構及原則來安排時間。
6、節省時間變得有效率的2個層面：
(1)加強自己的時間管理能力
(2)訓練好別人，好讓他們的管理能力不會害死你。
7、別的專家試圖讓你相信，只要你能力變好，所有的事就會沒問題。那樣很好，但卻不是事實。

(二)掌控時間，不當馬戲團的動物，要當團長

→致富最快、最好的方法，是讓他人清楚了解，提昇你的利益同時也符合他們的利益。
英國哲學家 培根

1、你是不是......
(1)在一大早遲到、咖啡濺出來之後，匆匆忙忙寫下要做的事，等第一個干擾出現時，這份清單就被擱在一旁，
一整天都被晾在那裏，然後一整天結束後保留到明天，或是覺得很丟臉當成垃圾扔掉。

(2)干擾不斷，一下做這，一下做那。

(3)會馬上處理新的干擾或要求，而拋下手邊正在進行的工作。

(4)未提問就對他人的意見妄下結論。

(5)書寫和說話不清不楚，導致須用更多時解釋。

(6)整天打擾別人，破壞他人的生產力。

(7)你喜歡當一個討好別人的人嗎？你是不是常被迫中斷自己的工作，處理
別人的需求。


2、『成功的人一次只做一件事』
3、團長就好像一名交通警察一樣，每天『指揮』通過桌面上的工作量。
→你整天都是忙著閃避來車還是被不斷被碾過。

(三)成功設定目標、準時完工的關鍵

→如果你不知道你要往哪裡去，最後一定會到達別的地方。
前紐約洋基捕手 貝拉

1、掌控時間的第一步是：明確知道自己最終的目標，以及你想要達成什麼。

2、目標是什麼？
→常見的錯誤是把目標=待辦事項。
其實他應該是『某個為自己或公司增加價值的東西』

3、目標不是....
→(1)待辦工作清單
(2)糢糊的說『我要賺更多錢』、『我要減肥』

4、人們無法達成目標或準時完成工作的頭號理由：因為人們沒有預留犯錯的空間。
→這應是組織內部應該學習的一項重要技能，如果沒有空間容納意外或干擾就是
沒以辦法容許現實的存在。

5、這兩個步驟可以讓你認清阻礙，達成目標；
(1)盡快找出阻礙
(2)想出一個辦法去克服，設法回歸正軌。

6、當上級指派你負責一項計畫時，首先，你應該要儘可能問越多問題越好，以便了解最後目標為何？

7、如果自己設定的週目標沒完成...
→不要放棄。此時應該增加新的情報、資訊，重新調整自己的計畫。

8、阻礙目標達成的敵人：

(1)拖延
(2)老是做與目標無關的事
→我們往往太專心於滅火，以致於目標進展非常緩慢或根本沒有進展。
→很少人會因為滅火而獲得肯定與拔擢，而會因為能解覺火災的起因、幫公司省錢或賺錢而受到獎勵。

9、要確保每天從事與目標相符的工作，並杜絕週遭冒出的干擾。
訣竅是：『你的目標必須優先排入計畫中，不要排在最後，或快下班的時間，否則，你會試圖將他們拖延
到明天。而明天，總有一天會非常接近你的完工期限』

10、設定可達成的目標，重要的是：
(1)你要了解自己在這個工作上的行動，如何融入更大的格局。
(2)清楚你的上司要的是什麼
(3)詢問你的內部及外部客戶有何期許。
(4)把目標傳達給他人，他們才知道要怎樣幫你達成目標。
(5)安全、獲利、解決公司目前的問題、提升績效。

(四)建立目標的九個步驟

→除非你知道自己要去哪裡，否則沒有路會帶你去。
美國行銷管理大師 李維特

1、在心中觀看最後的成果(視覺化你的目標)

(1)你所寫的計畫的多寡，與成功的機率有直接的關聯性。
(2)記住，人的頭腦是非常視覺性的，當他看到你已寫下這麼多東西時，會傳送出這個訊息
：『你已經花了這麼多時間寫目標，我們該開始行動了！』

2、找出你每天/每週會在何時執行目標

問你自己：『我要在每天或每週的何時執行我的目標？為什麼那個時段最好？干擾比較少嗎？
我可以在一大早把它解決掉嗎？』

3、量化目標

將目標加上數字、完成日期、數量等。
→要保持彈性，隨工作的進行做修正。

4、檢視目標是否實際可行

(1)在你去找你上司去之前，要先有解決方案，要成為一個可提供解決辦法的人。
(2)將預估完成工作的時間乘上20%，把意外及干擾納入考量。
(3)問自己：
1)過去我曾做過任何類似的事嗎？
2)我會須要誰的幫忙？
3)我有過什麼失敗的經驗？
4)我需要什麼資源？

5、將大目標分解成便於處理的幾個部份

(1)拖延的頭號理由是，這個計畫或工作似乎太過龐大，太困難。
(2)記住，在你一接手一項目標或計畫之後要馬上開始工作，不要等到期限快到才做。你
必須每天做一點，而不要等到最後才空出一整天，這樣，壓力將會減少很多。
(3)記住『寧可少承諾多成事，也不要多承諾少成事』
(4)告訴自己：『我只打算花15-30分鐘做這事，如此我應該如何把工作分成更小的部份。』
(在現代這個有許多干擾的工作環境中，可以空出很長的時間做一件事，不是一個不切實際的想法嗎？)

6、寫下開始與完成日期，並告訴你的上司及同事

寫下具體的開始及完成日，以提高專注力，不然，拖延是很容易的。

7、寫下準時或提前完工的獎勵

你可以簡單的寫下『成功史』，藉此給自己鼓勵，當你每完成一項工作時，你可以在這項工作旁打勾或劃掉，當你
看到完成任務的證據時，會有成就感，如果沒有寫下所有步驟，就不會了解自己值多少功勞。

8、確認可能犯錯之處

→在開始之前，先確保自己有替代方案。

9、確認自己的資源


(五)如何建立每天/每週的組織、規劃及優先次序

→知道你的目標為何比快速達成更重要，不要誤把活動當成就。
經濟學家 紐康默

1、建立【主要工做清單】

(1)主要工作清單不等於To-Do-List，差別如下：

1)主要工作清單是儘可能的清出你腦袋裏的許多想法，而待辦工作清單只是一份任務清單
2)主要工作清單是一疊紙，而待辦工作清單是一頁或一張紙。
3)主要工作清單在重新來過之前會維持一週以上；待辦清單是特別針對今日或明日的活動
4)主要工作清單只有在每週五重寫，待辦清單則是每日重寫
5)主要工作清單要保留用以參考或評估自己的績效；每日清單重寫後就可丟棄
6)主要工作清單包含的範圍比較大，它包括
a、待辦工作
b、談話備忘錄
c、構想
d、你不想忘記的事
e、個人的待辦事項
f、有具體期限或無期限的大、小工作及個人成長的目標

(2)利用主要工作清單，將所有的工作、思考及計畫全都集中在一處，以便隨時檢閱。

(3)主要工作清單的特性：

1)主要工作清單在每天工作結束時更新，利用下班前的15分鐘，不用按照特別的順序，
清出你腦中所有的想法，這樣你下班後才能真正放鬆。不會有什麼事還沒做或忘掉了的
焦慮。
2)一份主要工作清單=『必須做』+『不想忘記』的清單
3)拖延的理由之一是我們被太多事及干擾淹沒
4)利用主要工作清單，把想法寫下來，然後忘掉它，好好享受下班或假期。
5)容易加入新工作、想法，並排出優先順序
6)沒有這個清單的話，容易造成失焦及焦慮
7)讓你容易縱觀全局
8)視覺化後，會加深你的記憶
9)這份清單會強化你對自己及他人的承諾

(4)如何維持主要工作清單

1)一天之內，有任何想法，隨時將它們添加到主要工作清單之內，這會讓你：

a、更加專注於手頭上的工作
b、不用怕忘記，引起不必要的焦慮
c、一旦寫下來，就會產生作用力
d、偉大的點子可能稍縱即逝

2)項目之間留些空白

3)筆記是細節。在工作量過大的社會裏，記錄細節是最基本的，也是最有價值的工作技能之一，
寫下細節能幫你省下時間並防止誤解。

4)不要在寫下主要工作清單時就列優先順序，那是最後才要做的事。

5)接收現實，不是所有清單上的項目都會被劃掉。

6)如果你常常加班，會對你的生產力週期非常不利，久而久之，每天早上你會需要更多的咖啡
讓自己振作，所以，請尊重你自己晚上在家充電的時間。

7)隨時帶著你的工作清單。

8)不要讓請你幫忙的人認為你馬上會處理，因為久而久之，對方會開使預期會得到同樣的待遇，
這可能導致對方往往在最後一刻，沒有預留空間及彈性的狀況下跑來找你，這樣不但你壓力
大，對方期待高，也增加犯錯的機率，而且原本手頭上的工作也失去專注力而需原本的兩倍
時間才能完成，這是個雙輸的習慣。

9)紀錄一整週的工作清單，然後在每週五下班前檢討。只將沒完成的部份挪到下週。

10)專注力週期一般是90分鐘。


2、依【主要工作清單】建立【每日/週清單】


(五)運用【蔬菜原則】

→在許多類型的工作中，你做多少並不重要，而是你做好多少，及你多常做正確決定才重要。
美國作家及出版家 斐勒


●定義【蔬菜】：指的是對你、職業生涯，或個人生活有益的工作、活動或計劃，但剛開始確讓
你難以『下嚥』或不願意去做。
●定義【蔬菜原則】：在白天優先處理直接影響最高目標與優先順序的行動項目。

→1、在工作方面：從報酬最高、最困難的工作開始作。
2、在家裏，先做自己最不喜歡的工作，以便我可以享受剩下的夜晚或週末，而不必受它威脅。
3、在設計會議議程時，會先討論最重要的主題，所以，如果時間到了，所有的人還是可以準時離開。

1、早上運用【蔬菜原則】的優點

1)你的注意力比較集中，也會比較不容易犯錯
2)咖啡因剛來勁
3)對於75%的人而言，早晨是精神最好的時候
4)因為處理掉它們，你的一天會過的比較平順
5)你會很有自信，而且覺得好極了

2、改善生產力最開速的方式就是：『每天從一件「蔬菜工作」開始，並在中午之前完成兩件』

　 3、如何操作：

1)從你的主要工作清單中，將依「蔬菜原則」挑出的工作放入每日工作清單中
2)在每日的工作清單中，將其中2件打上星號，這兩件應是最困難或是最有價值的工作
3)從蔬菜工作開始，並在午前完成。
4)用80/20法則挑出最重要的工作
5)其他的工作視為主要工作間的『填充料』。

6)